Der herkömmliche Weg, eine Nachricht zu verbreiten und die Medien zu einer Berichterstattung zu ermuntern, ist die Versendung einer Pressemitteilung an Presseagenturen und Medien oder einer detaillierten Pressemappe mit zahlreichen Informationen.

Pressemappe bezeichnet eine Zusammenstellung von Pressemeldungen, die Informationen zu Produkten oder Services eines Unternehmens zu einem Paket zusammenfasst. Die Pressemappe kann bei Presse-Events (wie z.B. Pressekonferenz, -gesprächen oder Messe) direkt überreicht oder an Journalisten versendet werden.

Inhalt einer Pressemappe:

Die Pressemappe ist kein Werbemittel, sondern Arbeitsmaterial für Journalisten. Werbeaussagen und Übertreibungen oder Eigenlob haben in einem Pressetext nichts zu suchen. Die Pressemappe sollte daher keine Prospektsammlungen, sondern journalistisch aufbereitete Texte enthalten. Fassen Sie sich also mit Ihren Texten kurz und pflegen Sie prägnante, sachliche Formulierungen. Vermeiden Sie bei Ihren Pressemitteilungen eine übertriebene und reißerische Sprache ebenso wie einen langweiligen oder bürokratischen Stil.

Eine Pressemappe sollte folgende Elemente enthalten:

• eine Inhaltsübersicht
• eine Liste mit Ansprechpartnern
• aktuelle Pressemeldungen
• Hintergrundinformation über das Unternehmen:  Angaben zu den aktuellen Fakten und Geschäftszahlen, Infos über Lieferprogramm vom Unternehmen hergestellter Produkte und Services – das so genannte Fact Sheet.
• passendes Fotomaterial: Bilder brauchen komplette Bildunterschriften. Alle auf dem Foto zu erkennenden Personen sind mit komplettem Namen und Funktion zu versehen. Jedes Foto braucht einen Urheber (Name des Fotografen oder der Agentur) und den Hinweis auf die honorarfreie Verwendung. (Siehe auch PR-Couch 10)
• eventuell eine CD-ROM mit Fotodateien und Texten als eine Ergänzung zu gedruckten Unterlagen.
• bei einer Pressekonferenz kann man Schreibutensilien, eventuell mit Firmenlogo, beilegen.

Gestaltung:

Achten Sie bei Ihrer Pressemappe auf ein einheitliches Erscheinungsbild unter Berücksichtung des Corporate Design Ihres Unternehmens. Unter Corporate Design versteht man Regeln für den Einsatz visueller Elemente, um den Auftritt eines Unternehmens unverwechselbar und einheitlich zu gestalten. Logo, Typografie (Schriftbild und Satzspiegel) und die Verwendung der Überschriften sollten durchgängig und klar erkennbar sein. 

Viele Unternehmen bieten ihre Pressemappen auch online an – diese werden als virtuelle Pressemappen bezeichnet.

Der Vorteil liegt in der Aktualität der Daten. Der Journalist bzw. die Agentur kann jederzeit auf das Pressematerial zugreifen, auch wenn sie nicht die Möglichkeit hatten, zum Presse-Event zu erscheinen. Des weiteren legen Unternehmen oft auch ein Pressearchiv an. Dadurch wird eine leichtere Zugänglichkeit zu älteren Informationen und Daten ermöglicht.

Vertiefende Literatur:

Bogner, Franz M.: Das neue PR-Denken. Überreuter Verlag.